W odróżnieniu od podpisu elektronicznego, który wydawany jest dokładnie dla pojedynczego użytkownika (imię i nazwisko na podpisie), z pieczęci może korzystać wiele osób, co pozwala na jej efektywne stosowanie niezależnie od rotacji pracowników, okresu urlopowego, czy zwolnień lekarskich. W przypadku podpisu w takich sytuacjach potrzebny jest zakup wielu takich certyfikatów, aby zachować płynność działania.